Kỹ năng mềm là gì? Khác với kỹ năng cứng để chỉ trình độ chuyên môn, kiến thức chuyên môn hay bằng cấp và chứng chỉ chuyên môn, kỹ năng mềm là thuật ngữ liên quan đến trí tuệ xúc cảm dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới…
Thực tế cho thấy với những người thành đạt thì 75% là quyết định bởi những kỹ năng mềm còn kiến thức chuyên môn chỉ chiếm 25%.
Vậy thì kỹ năng mềm là gì?
Những kỹ năng thuộc về tính cách con người, không mang tính chuyên môn, không thể sờ nắm được gọi là kỹ năng mềm. Không phải là kỹ năng cá tính đặc biệt, chúng quyết định khả năng bạn có thể trở thành nhà lãnh đạo, thính giả, nhà thương thuyết hay người hòa giải xung đột. Khác với kỹ năng cứng, nó không xuất hiện trên bản lý lịch khả năng học vấn của bạn hay kinh nghiệm và sự thành thạo về chuyên môn.
Nếu các kiến thức chuyên môn là nền tảng chính để tạo ra các nhà chuyên môn thì khối kiến thức thì phần giá trị gia tăng cần có ở các nhà quản lý và lãnh đạo do kỹ năng mềm quyết định. Kỹ năng mềm có vai trò liên kết các khối kiến thức và kỹ năng cứng và vận dụng chúng một cách linh động trong các tình huống cuộc sống. Ngoài ra các kỹ năng mềm giúp các cá nhân thích nghi vào các môi trường sống thay đổi một cách dễ dàng và thuận lợi hơn. Cấp quản lý và lãnh đạo càng cao thì yêu cầu đối với các kỹ năng mềm càng nhiều.
Những kỹ năng mềm quan trọng:
Quan điểm lạc quan, tự tin năng động
“Người bi quan phàn nàn về cơn gió; người lạc quan chờ đợi nó đổi chiều; người thực tế điều chỉnh lại cánh buồm”
Thái độ lạc quan là kết quả của những cái nhìn lạc quan và nó sẽ là vũ khí để đánh bại thái độ yếm thế và bi quan. Thái độ lạc quan là một vốn quý trong mọi môi trường làm việc và học tập. Chìa khóa để có một thái độ lạc quan là bạn giải quyết một sự trở ngại hay thách thức như thế nào khi gặp phải. Ví dụ, thay vì than phiền về khối lượng công việc gây stress, hãy nghĩ về nó như một cơ hội để thể hiện khả năng làm việc tích cực và hiệu quả của bạn.
Kỹ năng làm việc đồng đội
Mội cá nhân hay nhân viên thể hiện được khả năng làm việc tốt trong tập thể sẽ được chú ý và dễ dàng thăng tiến trong công việc. Hòa đồng với tập thể không chỉ có nghĩa là có tính cộng tác mà còn thể hiện được khả năng lãnh đạo tốt khi có thời điểm thích hợp.
Hãy tỏ ra chủ động dàn xếp, nếu như có sự xung đột trong văn phòng bạn. Và bạn làm gì nếu bình thường bạn không làm việc trong một nhóm? Hãy cố gắng tỏ ra sẵn sàng hợp tác trong công việc và xây dựng nên các mối quan hệ công việc với mọi đồng nghiệp nếu có thể. Học cách nói những điều bạn nghĩ như thế nào và thể hiện bằng ngôn ngữ cử chỉ ra sao, nhiệt tình đóng góp ý kiến xây dựng và có những ý tưởng sáng tạo.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp tốt là một thế mạnh đối với bất cứ ai trong công việc. Giao tiếp là phương tiện cho phép bạn xây dựng các mối quan hệ với đồng nghiệp, thuyết phục người khác và thể hiện được chính kiến cảu bản thân, bày tỏ nhu cầu của bạn. Trong giao tiếp bạn nên để ý tới cách sử dụng từ ngữ của mình để tạo ấn tượng với người đối thoại và việc lắng nghe người đối thoại cũng là một kỹ năng trong giao tiếp.
Sự tự tin
Trong mọi trường hợp sự tự tin là một thái độ rất hiện quả nó quyết định đến việc gây ấn tượng với mọi người. Bên cạnh sự khiêm nhường khi bạn nhận được lời tán dương thì sự tự tin thừa nhận thế mạnh của mình cũng quan trọng không kém. Hãy thể hiện rằng bạn có sự nhận biết và kỹ năng để có thể bày tỏ được sự tự tin của mình.
Kỹ năng tư duy sáng tạo
Tư duy sáng tạo và lối suy nghĩ thông minh được đánh giá cao ở bất cứ hoàn cảnh hay thời đại nào. Những công việc mang tính kỹ thuật cứng nhắc nhất cũng đòi hỏi khả năng sáng tạo, đổi mới suy nghĩ thoát ra khỏi khuôn khổ. Vì vậy đánh giá thấp sự sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề hay công việc là một suy nghĩ sai lầm, thay vì chăm chăm thực hiện công việc theo mẫu săn cố hãy cố gắng vận dụng tư suy sáng tạo, linh hoạt trong công việc, bạn sẽ có được những đánh giá cao.
Kỹ năng lắng nghe và học tập những lời phê bình
Là một kỹ năng với nhiều thử thách nhất, khả năng ứng xử trước lời phê bình phản ánh rất nhiều về thái độ sẵn sàng cải thiện của bạn. Đồng thời có khả năng đánh giá, nhận xét mang tính xây dựng đối với công việc của những người khác cũng mang ý nghĩa quan trọng không kém. Không biết bạn xử lý như thế nào với những lời nhận xét tiêu cực. Đừng bao giờ ném đá vào những lời phê bình mang tính xây dựng mà không nhận thấy rằng ít nhất nó cũng có ích một phần. Hãy thể hiện sao cho thật khéo léo và chân thành khi bạn đưa ra lời nhận xét với người khác, điều đó làm cho người ta có cảm giác mình đang góp ý chân thành chứ không phải chỉ trích tiêu cực.
Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian
Kỹ năng này cho thấy bạn có phải là một người liên tục tìm ra những giải pháp mới cho công việc của mình khiến cho nó hấp dẫn hơn thậm chí đối với cả những công việc mang tính lặp đi lặp lại. Bên cạnh đó thời gian là vàng, một giây trôi đi là mất đi mãi mãi, vì vậy hãy sắp xếp công việc một cách khoa học nhất, theo thứ mức độ quan trọng và xác định thời gian cụ thể thực hiện công việc đó.
Kỹ năng đặt mục tiêu
Nếu không có mục tiêu nghĩa là bạn đang trên con đường không có điểm dừng. Do vậy điều kiện đầu tiên để thành công là phải có đích đến, đó chính là mục tiêu. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể đặt và thực hiện được mục tiêu như mong muốn. Kỹ năng đặt mục tiêu vô cùng quan trọng, nó là tiền đề cho những bước tiếp theo của bạn.
Có cái nhìn tổng quan và giải quyết vấn đề
Bạn sẽ xác định được các yếu tố thành công nếu bạn có cái nhìn tổng quan trong công việc. Điều này cũng có nghĩa là nhận ra các nguy cơ tiềm ẩn và thời điểm nó xảy ra. Và trong công việc không phải lúc nào những điều suôn sẻ cũng xảy ra Sẽ có những vấn đề phát sinh không thể lường trước được. Lúc này bắt buộc bạn phải có cách giải quyết vấn đề một cách khoa học để không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn cần phải có.
Những kỹ năng mềm không phải tự nhiên mà có mà nó sẽ được tính lũy trong quá trình làm việc và kinh nghiệm. Cách duy nhất để trau dồi kỹ năng mềm là phải luyện tập, học hỏi thường xuyên, tạo cho mình một phản xác tức thời mỗi khi gặp các tình huống cần thiết.